Rehabilitering av borettslag i Oslo

Lag et beslutningsgrunnlag før anbud

Start med tilstandsoversikt og en beskrivelse av hva prosjektet skal oppnå. Skill nødvendige tiltak fra alternativer styret ønsker å vurdere. Be om at usikkerhet og behov for videre undersøkelse er synlig i grunnlaget.

• Avklar beslutningsmyndighet og finansiering med forvalter eller relevant rådgiver ut fra organisasjonsform, vedtekter og tiltak.
• Ikke bruk en generell kronegrense fra en nettartikkel som beslutningsregel.

Entreprise, prosjektering og endringer

Entreprise beskriver den avtalte gjennomføringen av byggearbeidet. Ansvar for prosjektering kan ligge forskjellig avhengig av avtalen. Styret må derfor se hvem som skal fastsette løsningen og hvem som skal utføre den, ikke bare telle antall kontaktpersoner.

En endring er en justering av bestilt arbeid. Den bør beskrives med omfang, begrunnelse og konsekvens for pris og fremdrift før den godkjennes. En avviksregistrering beskriver derimot et forhold som må håndteres eller kontrolleres. Skill disse i prosjektloggen.

Overlevering omfatter dokumentasjon og gjennomgang av resultatet. Vedlikeholdsplanen bør deretter oppdateres med utførte tiltak og videre kontrollbehov. Da blir prosjektet en del av byggets historikk, også når styret skiftes ut.

Hold prosjektets leveranser tydelige

Sveip i tabellen for å se alle kolonnene →

Prioriter tiltak etter konsekvens og avhengigheter

En samlet rehabilitering bør begynne med hva som må håndteres raskt, hva som krever mer undersøkelse, og hvilke tiltak som henger sammen. Eksempelvis bør planlagte vindusarbeider avklares før nye fasadedetaljer ferdigstilles. Energitiltak bør vurderes samlet, slik at styret ikke velger ett tiltak uten å kjenne konsekvensene for resten av bygget.

En vedlikeholdsplan kan samle oppgaver, ansvar og beslutningsgrunnlag. Enova beskriver også energikartlegging i borettslag og boligsameier som en egen aktivitet. Kartlegging, prosjektering og utførelse er forskjellige leveranser og bør fremgå tydelig av budsjettet.

Samordne arbeider med felles grensesnitt

Vinduer, beslag, fasade og balkong kan berøre samme overgang. Kartlegg hvem som prosjekterer og utfører hver del. Felles tilkomst kan vurderes, men en besparelse må beregnes for prosjektet før den legges inn i budsjettet.

Kontrakt, tillegg og beboerkommunikasjon

• Avklar ansvar, fremdrift, kontrollpunkter og hvordan tillegg bestilles.
• Hold beslutningslogg med dato, grunnlag og godkjenning.
• Planlegg beboervarsler som forklarer hva som skjer, når adkomst berøres og hvem som kan svare på spørsmål.

Gjør beslutninger og endringer sporbare

Før kontrakt bør styret ha en oversikt over omfang, forbehold, hvem som tar faglige beslutninger og hvem som kan bestille endringer. Under arbeidet bør en endring beskrive årsak, løsning og økonomisk eller praktisk konsekvens før den behandles. Dette gjør det lettere å skille nødvendige tilpasninger fra ønsker som utvider prosjektet.

Arbeidstilsynets oversikt over HMS og byggherreroller er relevant for organiseringen. Ved oppstart av fasadearbeid kan dere bruke guiden til entreprenørvalg. Ved avslutning bør dokumentasjon, gjenstående avvik og ansvar for videre oppfølging samles, slik at driften kan overta et forståelig grunnlag.

Overtakelse og videre drift

• Be om en strukturert leveranse med tegninger, produkter, kontroller og gjenstående punkter.
• Knytt dokumentene til de aktuelle bygningsdelene i vedlikeholdsplanen.
• Da kan neste styre se både hva som ble gjort og hva som skal følges opp.